Jakarta, 19 Oktober 2025 — Sejak 19 Oktober 2025 hingga saat ini, Paguyuban KSE UNJ menjalankan operasional Kawan (Kantin Beswan) dengan sistem terstruktur yang mengintegrasikan mekanisme operasional harian, stock opname (SO), timeline kerja rutin, serta pencatatan cashflow guna memastikan pengelolaan yang tertib, transparan, dan berkelanjutan. Kawan beroperasi setiap hari dengan sistem pembayaran berbasis kejujuran melalui cash atau transfer (QRIS/transfer bank) yang tersedia di meja kantin.
Pengelolaan dilakukan melalui tahapan terjadwal, yaitu operasional harian, SO setiap akhir minggu, belanja stok di awal bulan. Koordinator Kawan mengawasi keseluruhan sistem, termasuk pengadaan barang, penataan stok, pengecekan kedaluwarsa, pencatatan pemasukan, penyusunan laporan, hingga stock opname dan monitoring selisih dilakukan secara terintegrasi dalam satu alur pengelolaan. Selain beroperasi di sekretariat, penjualan Kawan juga diperluas pada beberapa kegiatan offline KSE, seperti Mubes (open PO nasi padang), Grand Opening Madu dan Rumus, serta Upgrading 1, guna meningkatkan pemasukan dan memperluas jangkauan usaha.
Sistem monitoring dilakukan dengan pencatatan detail meliputi tanggal masuk barang, stok sistem, stok fisik, selisih, serta realisasi pendapatan. Data tersebut menjadi dasar analisis selisih, identifikasi barang rusak atau tidak laku, serta evaluasi kinerja penjualan. Pencatatan cashflow dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara pemasukan riil dan pergerakan stok.
Namun, pada kegiatan offline dengan intensitas tinggi, pencatatan real-time terkendala karena padatnya aktivitas sehingga terdapat beberapa transaksi yang tidak langsung terinput dalam Excel. Sebagai evaluasi dan inovasi yang akan mendatang, diterapkan sistem kertas menu kecil yang diisi oleh konsumen dan dikumpulkan dalam kotak pesanan untuk direkap setelah acara, sehingga pencatatan tetap akurat dan lebih terkendali.Dengan sistem terintegrasi ini, seluruh aktivitas Kawan dapat dipantau secara sistematis dan akuntabel. Berikut dilampirkan dokumentasi stock opname, timeline operasional, dan laporan cashflow sebagai bentuk transparansi serta pertanggungjawaban administrasi.
